Você já esteve em uma reunião e saiu dela com a sensação de ter perdido algumas horas do dia?
Se as reuniões da sua empresa não forem planejadas, é bem provável que essa situação volte a se repetir com frequência.
Em primeiro lugar, pare de pensar que planejar é buscar a perfeição ou perder tempo. Vamos pensar com calma: se você dedicar meia hora do seu dia para preparar uma reunião vai ganhar no mínimo uma hora do seu dia com uma reunião eficiente.
Mas não é só isso. A reunião serve para definir ações e cronogramas, alinhar expectativas e esclarecer dúvidas. Se suas reuniões não forem planejadas, a chance de você perder tempo com orientações ao longo da semana é muito alta e pode ter como cons
equência a não entrega ou atraso das ações previstas. Já parou pra analisar quanto tempo é desperdiçado dessa forma?
Essa situação se repetirá enquanto suas reuniões não forem planejadas corretamente. Para poupar seu tempo e ter um dia de trabalho tranquilo e produtivo, você precisa promover reuniões eficientes.
Por isso, colocamos abaixo 3 dicas que podem ajudar você na organização de encontros mais assertivos em sua empresa:
1. Tenha uma pauta definida.
É necessário ter um objetivo claro para a reunião. Uma pauta preparada permite que todos os participantes tenham conhecimento prévio sobre os temas que serão discutidos e, desse modo, se preparar para o encontro.
Isso também permite não desviar para outros assuntos, que podem ser relevantes, mas não são o foco do momento. Caso outro assunto surja e seja tão importante quanto o que foi definido na pauta, é uma boa oportunidade para já definir o tema da próxima reunião com todos presentes.
2. Utilize uma ferramenta de gestão.
Utilize um software pago ou ferramenta gratuita para gerenciar suas reuniões. Ele será capaz de realizar o convite para as reuniões, registro da pauta, distribuição de tarefas, entre outras atribuições. Exemplo de ferramentas: Google meet, Zoom em caso de reuniões online.
Além disso, essas ferramentas de gestão de reuniões são fáceis de utilizar, gerando maior aproveitamento de tempo de trabalho.
3. Plano de ação
É fundamental atribuir as tarefas
para cada pessoa da equipe cumprir após as deliberações feitas no encontro. Existem várias ferramentas que podem auxiliar nesse processo, uma delas é o gestor de tarefas Asana, uma ferramenta com versão gratuita e paga, bastante eficiente para esse tipo de ação. Se possível, faça uma pauta registrando as principais decisões e prazos estipulados.
O plano de ação dará continuidade ao processo e deverá ser cumprido para que as questões sejam solucionadas.
Gostou das dicas para tornar sua reunião mais eficiente?
Você tem alguma dica para tornar as reuniões mais eficientes? Escreva nos comentários!